Come conoscere con precisione i costi di stampa della propria azienda

Ci sono delle domande che si pongono tutti i titolari di una azienda, alcune di queste riguardano la stampa dei documenti:

Quali sono i nostri costi di stampa? Come posso ridurli?

In questo post voglio aiutarti a rispondere a queste domande e ad individuare i costi di stampa della tua attività. 

Nello specifico cercheremo di capire:

• A cosa sono dovuti i costi di stampa nelle aziende;
• Le 5 mosse per individuarli;
• Controllare i volumi di stampa;
• Controllare i costi dei toner;
• Ottimizzare lo spazio e condividere le risorse;
• Ottimizzare il numero di fornitori;
• Ottimizzare le apparecchiature hardware di stampa;
• Le soluzioni Ricoh;
• Ricoh e i servizi di stampa.

A cosa sono dovuti i costi di stampa nelle aziende?

La International Data Corporation (IDC) ha pubblicato uno studio che individua i costi di stampa delle aziende. Pensate che la ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 5% del profitto annuo di un’azienda. I costi si possono suddividere in diretti e nascosti:

• i costi di stampa diretti: sono quelli che nascono dall’acquisto di un nuovo dispositivo di stampa, delle spese di manutenzione e dei materiali consumabili (per esempio toner, carta, pezzi di ricambio);
• i costi di stampa nascosti: sono quelli relatvi all’ottimizzazione dello spazio e delle risorse, alla durata delle chiamate telefoniche del servizio di assistenza e al numero dei fornitori.

Le 5 mosse per individuare i costi di stampa

Alcuni dei costi diretti sono più facili da determinare (basta controllare le fatture di acquisto). Più difficile è determinare i margini di ottimizzazione delle risorse del proprio ufficio. Ecco 5 mosse per individuare e ridurre i costi diretti e nascosti.

• Controlla i volumi di stampa;
• Controlla il consumo dei toner;
• Ottimizza lo spazio e condividi le risorse;
• Ottimizza il numero di fornitori;
• Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa.

Controlla i volumi di stampa

I volumi di stampa sono determinati dal numero di pagine che l’azienda stampa in un mese. Ecco alcuni parametri di calcolo:

• il numero delle stampanti del tuo ufficio;
• il ciclo di funzionamento di ciascuna di esse, cioé la quantità massima di stampe mensili che una macchina può supportare (troverai il dato nelle specifiche tecniche). Superare tale soglia porta a sovraccaricare la stampante di lavoro, rallentandone la velocità e aumentando il rischio di guasti;
• la tipologia del reparto: ognuno di essi avrà esigenze di stampa diverse, ad esempio quelle del reparto marketing saranno maggiori;
• la quantità di carta acquistata al mese;
• il numero di copie che ogni reparto ha stampato, è opportuno tenere un registro di quante risme sono richieste e stampate da ogni reparto.

Ottenuti questi dati, puoi compilare una tabella Excel come nell’esempio seguente:

Nell’esempio riportato è semplice rilevare che i reparti pubblicità, marketing e tipografia sovraccaricano di lavoro le loro stampanti.

Una soluzione può essere quella di spostare la stampante nel reparto amministrazione, che ha un ciclo di funzionamento troppo elevato per le richieste, e metterla nel reparto tipografia.

Controlla i costi dei toner

Un altro costo importante è il costo del toner. Per analizzarlo bisogna conoscere il numero di copie che possono essere stampate, cioé la resa per pagina, che si trova nell‘etichetta della cartuccia di inchiostro. Nell’esempio che segueil costo di alcuni toner HP.

Devi identificare la copertura delle pagine prodotte. Nell’esempio che segue la copertura di toner per tipologia di pagina (in bianco e nero, a colori, per banner pubblicitari).

Ad esempio se prendi un toner che stampa 5.000 copie al 5% di copertura e lo usi per stampe con il 15%, le copie che otterrai saranno solo 1.750 circa, con il 20% saranno 1.250 circa e con il 35% diminuiranno fino a 700 circa.

Per avere una visione globale puoi integrare il file Excel, creato per i volumi di stampa, con la quantità di toner acquistata, quella richiesta per reparto e la copertura di ciascuno.

La tabella mostra come le stampanti del reparto pubblicità, ed esempio, hanno bisogno di toner che rendono di più con copertura più alta.

Ottimizza lo spazio e condividi le risorse

Se riorganizzi le apparecchiature hardware di stampa, condividendo ad esempio la stessa apparecchiatura tra più reparti, puoi liberare dello spazio e ottimizzare le risorse.

Per esempio, i reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali, mentre, per l’amministrazione, potrebbe bastare una stampante in bianco e nero.

Di seguito hai due situazioni che riguardano lo stesso ufficio. Come puoi vedere, alcuni reparti hanno diversi dispositivi, non utilizzati e poco condivisi. A seguito dell’ottimizzazione dello spazio, nei vari reparti hai meno stampanti e più condivisione.

Ottimizza il numero di fornitori

Affidarsi a più fornitori significa avere maggiori spese. Ѐ conveniente adottare un criterio di stampa centralizzato che consente una visione complessiva dei costi aziendali. La mancanza di questo controllo rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware.

Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa

Ѐ necessario scegliere il dispositivo più adatto per le tue esigenze. Ti consiglio la lettura di questo articolo per scegliere la tua stampante in azienda.

Come individuare i costi di stampa: le soluzioni Ricoh

Ricoh ha implementato in alcune stampanti le soluzioni “SMART”. Servizi che permettono un’ottimizzazione dei processi di stampa. Grazie a questi servizi puoi controllare:

• la reportistica sui volumi, stampa un report che indica il numero di copie fatte, da chi, il numero di fogli, il colore e la grandezza della carta.
• la gestione automatica del toner, ti aiuta nella gestione dei toner o inchiostri in esaurimento. In automatico invia una notifica al tuo fornitore di fiducia non appena la stampante richiede una sostituzione del toner o inchiostro o di un intervento di assistenza.
• l’amministrazione in real time della stampante connessa al tuo pc.

1. monitorare l’ambiente di stampa e utilizzare i miglioramenti dei processi in corso per risparmiare tempo e denaro;
2.  identificare e risolvere in modo proattivo eventuali problemi di stampa e rifornire le stampanti appena si manifesti una mancanza di consumabili;
3.  sorvegliare, gestire e ottimizzare la produzione totale di stampa a prescindere dalla marca;
4.  fornire una strategia per ridurre il numero e i tipi di dispositivi di stampa;
5.  ridurre l’impatto ambientale stampando meno carta e consumando meno energia.

Le conclusioni

I costi di stampa, diretti e nascosti, possono incidere in modo sensibile nel bilancio aziendale. In questo post ti ho suggerito 5 mosse per individuare e ridurre la spesa per stampanti e consumabili.

Il conteggio dei volumi di stampa, l’utilizzo ottimale dei toner e la scelta del dispositivo ideale sono alcuni step che devi eseguire per far risparmiare la tua impresa.